L’uso dei beni dello Stato, in consegna al Ministero per i Beni e le Attività Culturali, è disciplinato dal Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, D. Lgs 42/2004, artt. 106-109, e prevede la presentazione di tutta la documentazione necessaria a valutare la compatibilità della richiesta con le esigenze di tutela del bene.
L’uso del bene o la sua riproduzione sono soggetti a un tariffario, in applicazione della legge e del regolamento citati.
I servizi effettuati dall’utenza per uso personale (non riprodotti in pubblicazioni o altro) o per motivi di studio sono soggetti al solo rimborso spese.
All’atto della richiesta, rivolta al responsabile della Soprintendenza o al Direttore del Museo, l’interessato dovrà fornire ogni dato e informazione necessari per valutarla e darvi seguito. In particolare il richiedente dovrà indicare mezzi, modalità e luogo di esecuzione delle riproduzioni, finalità e destinazione delle medesime, quantità che intende ottenere e immettere sul mercato nonché le forme di distribuzione. Ove si tratti di riproduzione per uso strettamente personale o per motivi di studio, il richiedente dovrà sottoscrivere impegno relativo alla non divulgazione, diffusione e spaccio al pubblico delle copie ottenute. La violazione di tale impegno comporta l’esclusione dall’accesso negli istituti culturali dello Stato (soprintendenze, musei, archivi, biblioteche) nonché l’applicazione delle sanzioni previste dalle leggi per la rilevanza del fatto.